Muitas tarefas e pouco tempo para realizar tudo? Conheça metodologia GTD

O profissional moderno possui o dia a dia agitado, muitas tarefas e pouco tempo para realizar tudo. Se você vive uma vida atribulada e sente que não consegue realizar tudo que gostaria, o GTD pode ajudá-lo a criar um plano simples e efetivo para alcançar suas metas e objetivos. Veja nesse artigo como gerenciar sua rotina e ser mais produtivo com o método GTD:

O que é GTD?

GTD, abreviação para Getting Things Done, é uma metodologia de gerenciamento que pode ser aplicado em todas as áreas da vida criada por David Allen e que fornece soluções concretas para transformar a rotina diária em um sistema de produção eficiente.

O método funciona como um poderoso processo de organização e gerenciamento de tarefas e, consequentemente, do tempo. Todos os seus compromissos, as suas ideias, suas informações, referências, projetos e sonhos podem ser gerenciados e concretizados com base na metodologia.

No Brasil, o livro foi inicialmente lançado em 2001 sob o título “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress”. Em 2005, o livro foi relançado com o título “A Arte de Fazer Acontecer – Uma Fórmula Anti-stress para Estabelecer Prioridades e Entregar Soluções no Prazo”.

Como o GTD funciona?

A metodologia é baseada no princípio de que uma pessoa precisa extrair as informações de sua mente e registrá-las em algum lugar. Assim, não precisará se lembrar e guardar apenas na sua memória tudo que precisa ser feito, sentindo-se mais livre e podendo então se concentrar na execução das tarefas. Além disso, a metodologia criada por Allen enfatiza a criação de listas de tarefas por contexto. Dessa forma as tarefas deverão ser executadas no momento mais oportuno. Por exemplo, a lista de compromissos diários que precisam ser realizadas no seu trabalho, na sua rotina doméstica, nos seus estudos, etc.

Outro ponto importante é analisar o tempo de execução de cada tarefa. Se for possível realizá-la em menos de 2 minutos, ela deve ser feita imediatamente. Caso demande mais tempo, deve-se alocar a tarefa em uma das listas por contexto. A ideia é transformar o processo de arquivamento, busca e recuperação de todas as informações relacionadas às tarefas que precisam ser feitas em algo fácil e sem estresse.

Allen sugere que muitos dos bloqueios mentais que ocorrem conosco ao realizar algumas atividades são causados pela falta de planejamento. Partindo dessa premissa, para realizar cada atividade é necessário estabelecer inicialmente quais resultados se pretende atingir e quais as ações devem ser tomadas para alcançar esse objetivo.

O Processamento das informações e demandas

Para ilustrar o método, o autor desenvolveu um fluxograma de processamento de informações que funciona como um guia para organizar tudo isso de forma eficiente. Entender esse fluxo e colocá-lo em prática é fundamental para que o método funcione. Veja ilustração: http://www.astrea.net.br/wp-content/uploads/2015/08/fluxograma-gtd.png

Como funciona o fluxograma

Segundo o método ensina, todas as informações que chegam até sua “caixa  de entrada” (ideias, compromissos, tarefas ou projetos) devem ser processadas para que sejam executadas da melhor maneira e no momento mais oportuno. Assim, você deve analisar da seguinte forma: no momento que recebe a informação, é preciso executar alguma ação?

Se a resposta for não, você tem três opções: descartar, colocar em modo de espera (algum dia/talvez) ou armazenar para utilizar como referência.

Caso a resposta seja positiva, você deve seguir o fluxo: a ação levará menos de 2 minutos para ser realizada? Se sim, você deve realizá-la imediatamente. Por exemplo, se você estiver na sua estação de trabalho e alguém lhe solicitar um documento de fácil alcance, envie o documento e marque como resolvido. Tarefas simples e de rápida solução devem ser feitas no momento em que surgem. Se a ação depender de mais tempo para ser realizada, você deverá optar por duas ações: delegar ou adiar para um momento mais oportuno.

Em caso de projetos mais complexos ou atividades que dependam de mais de uma ação para serem concretizadas, você deverá se programar para realizar cada uma das etapas necessárias para a sua conclusão.

Os níveis do GTD

O GTD possui níveis de complexidade que o autor denomina de “horizontes de foco”. Você deve começar a aplicar o método aos poucos, seguindo a ordem dos níveis, e ir evoluindo continuamente, até expandir a técnica para todas as áreas de sua vida.

Os níveis são divididos em:

Pé no chão: Nessa etapa você deve colocar sua rotina em ordem. Organize sua agenda colocando seus compromissos em um calendário, respeitando prazos e o tempo de execução de cada atividade.

Nível 1: Após organizar sua rotina, você deve organizar os projetos que estão sendo executados no momento presente. Defina cada etapa de execução do projeto e aloque em sua agenda.

Nível 2: Esse nível também é chamado de áreas de foco e prestação e contas. Nessa etapa você deverá prestar contas das atividades e projetos sob sua responsabilidade como por exemplo: o seu trabalho, sua família, sua saúde, seus estudos, sua casa, etc.

Nível 3: Nesse nível você deverá organizar os planos e objetivos a curto prazo. Liste todas as ações que deverão ser tomadas para chegar aos seus objetivos.

Nível 4: Aqui você organizará seus planos a médio prazo e longo prazo. Como essas ações deverão ser executadas em um período de 3 a 10 anos, não há muito controle sobre o que e como deverão ser realizadas as tarefas. Portanto, esse nível também é chamado de visão. Afinal, qual a a sua visão para daqui a alguns anos? Onde você quer estar? Isso servirá nesse momento apenas como um direcionamento.

Nível 5: Nessa etapa você deverá se perguntar: qual o meu propósito de vida? Para que eu existo? Qual a minha missão? Onde e como meu investimento de tempo e energia hoje poderá influenciar o meu futuro? Estou vivendo uma vida de acordo com os meus valores? Esse nível é o mais profundo e deve servir como um guia para a sua vida. Ao executar seus planos a curto, médio e longo prazo, você deverá observar o nível 5 e verificar se você está caminhando nessa direção.

Revisão e aprimoramento contínuo

O autor propõe que seu sistema seja revisado da seguinte forma:

Agenda ou calendário – deve ser vista ao menos uma vez ao dia, para verificar as atividades e compromissos alocados para aquela data.

Lista de próximas ações – a lista de ações deve ser vista ao longo do dia, pois dependendo de onde você está e o que estiver fazendo naquele momento, poderá resolver alguma pendência da sua lista.

Projetos – você deve revisar sua lista de projetos ao menos uma vez por semana e/ou sempre que precisar revisar seus compromissos de curto prazo.

Áreas de foco – revise ao menos uma vez por mês para rever ou conciliar as diversas áreas da sua vida.

Objetivos – você deve revisar seus objetivos pelo menos a cada quatro meses para verificar se está no caminho certo.

Visão – revise esse nível uma vez por ano ou sempre que precisar de inspiração para seguir adiante com os seus projetos.

Propósito – revise sempre que tiver alguma grande decisão a tomar ou pelo menos uma vez por ano.

O processo pode parecer bastante complexo em um primeiro momento, mas a ideia é que seja implementado aos poucos e seguindo a ordem dos níveis mencionados acima. Assim, você passará a controlar todas as áreas da sua vida. Conforme David Allen afirma, a pessoa que tem todo o seu sistema sob controle consegue definir prioridades e ter essa visão sobre todos os níveis, passando então ao posto de “comandante do navio”. Ou seja, você estará no comando de sua própria vida.

Fonte/Mais informações: Marcio Lourenço - Lumen  marcio.filho@brlumen.com